Cover Story. La “room directory” diventa digitale

Il primo apparecchio televisivo entra trionfalmente nelle camere d’hotel nel 1947: si è agli albori dell’era televisiva (in Italia le trasmissioni iniziano ufficialmente solo il 3 gennaio 1954!) e il Direttore Generale del Roosevelt Hilton di New York impreziosisce con un televisore le 40 camere. Una decisione che per essere realizzata comporta la creazione in albergo di un complesso sistema per consentire la corretta trasmissione dei programmi ai singoli televisori: il cliente desideroso di provare la primizia contribuisce
con 3 dollari a giorno. Oggi quasi tutte le strutture alberghiere hanno dotato le camere di un televisore che a volte rimane inutilizzato divenendo un investimento poco utile (ma necessario) se le attuali tecnologie non consentissero di trasformare il televisore in un efficace collaboratore nella gestione dell’hotel. Un miracolo che ha un nome: Hech Romeo (romeo.guide), un sistema appositamente creato da Interface per il mondo della ricettività e declinabile secondo le singole necessità.
Una delle principali aree di utilizzo è l’hotel per la molteplicità d’informazioni e servizi richiesti  da una clientela certamente più esigente e affamata d’informazioni rispetto a qualche anno fa. Romeo.Guide (www.romeo. guide) applica all’apparecchio TV in camera servizi progettati ed erogati da Interface Globe che consentono all’albergatore di abolire il cartaceo con tutti i relativi risparmi di tempo e costi e con il vantaggio di una maggiore flessibilità utilizzando la TV come canale di comunicazione dei dati.
Altra importante innovazione è l’inserimento nella schermata d’apertura del televisore di un QR Code che consente all’ospite – dopo la sua lettura con il cellulare – di accedere a tutte le informazioni contenute nelle pagine dell’apparecchio in camera e di interagire con l’hotel.
La nostra testata stupita, dalla semplicità e dall’italianità del nome di un sistema all’avanguardia a livello internazionale, ha iniziato l’incontro con Luca Urati, General Manager di Interface, società leader in questo specifico settore delle tecniche di comunicazione, con una domanda apparentemente ‘frivola’: perché Romeo? ricevendo una risposta in linea con la realtà di oggi e di domani “Occorre progettare e operare in una dimensione che dimentichi i confini di uno Stato e di una lingua e ‘Romeo’ è un nome invariato e riconoscibile in ogni mercato”. La sua mission è risolvere, in ogni parte del mondo, problemi comuni a tutti gli operatori che – consci che la clientela si fidelizza con il numero, la tempestività e la bontà dei servizi offerti – vogliono fornire servizi efficienti e a costi contenuti.

Logico quindi chiedere cosa offra il mercato e se ogni apparecchio TV sia in grado di divenire il maggiordomo/segretario della camera in cui è installato.
Luca Urati – che di Interface è stato cofondatore nel 2004 – ha chiarito che i televisori normalmente utilizzati nell’arredamento delle camere non sono tecnicamente adatti e anche se, con opportuni accorgimenti, è possibile inserire certe funzioni (principalmente il limitatore di volume), non è economicamente conveniente farlo anche perché gli accorgimenti introdotti non consentono di rispettare le esistenti normative italiane ed europee (v. parte legale nella rivista).
“Occorre abbandonare la tipologia commodity degli apparecchi creati per l’intrattenimento dell’ospite, che in alcuni casi lo accolgono semplicemente in camera con un messaggio di benvenuto e un ripetitivo filmato su alcuni aspetti dell’hotel, e adottare invece una concezione ‘attiva’ del televisore considerandolo un mezzo per interagire con il cliente e le sue necessità, evitandogli di dover attendere alla reception le risposte a volte necessariamente frettolose o non approfondite degli addetti, pur professionali e gentili. Concezione attiva che certamente produce maggiore soddisfazione nella clientela e risparmi nella gestione, ma può anche essere trasformata in una fonte di ricavi”.

Occorre quindi acquistare TV hotel appositamente predisposti per il settore e abbandonare l’utilizzo di TV consumer (cioè a uso privato) eventualmente dotati di un canale in cui inserire video dell’hotel. È comunque possibile in qualche modo utilizzare i TV consumer in questa nuova prospettiva? 

“Esistono TV consumer dichiarati con funzioni hotel, ma che in realtà sono del tutto inadatti a essere installati in strutture ricettive non corrispondendo per diversi aspetti ai canoni minimi richiesti: inadeguatezze importanti sono relative alla sicurezza (spesso i televisori sono realizzati con materiali non ignifughi per cui in caso di incendio bruciano invece di sciogliersi) e alla privacy poiché non predisposti per evitare la possibilità che clienti successivi possano conoscere e utilizzare, anche involontariamente, dati del cliente precedente, facendo incorrere l’albergatore – sulla base della normativa europea fatta propria anche dalla nostra legislazione – in multe pesantissime”.

Quali sono in definitiva le funzioni hotel di questi TV consumer hotel mode?
“Il blocco del menù e del volume. Un po’ poco per un albergo anche piccolo. Potrebbero forse essere utilizzati in strutture (per esempio bed & breakfast e agriturismi) con pochissime camere per cui i titolari possono immediatamente resettare l’apparecchio dopo la partenza di ogni cliente”.

Vi è una reale convenienza economica nell’eventuale utilizzo di un TV consumer hotel mode?
“No, perché il pur se limitato maggior costo di un TV hotel (circa 50 euro per un modello di pochi pollici e non superiore ai 179 Euro per un 32 pollici o 299 Euro per un 40, IVA esclusa) è facilmente ammortizzato dai risparmi gestionali che consente: in termini di minori costi (si pensi per esempio all’abolizione delle room directory e dei costi di stampa e di contenitore dei vari fogli o dei listini prezzi del frigobar), di immagine (eliminazione dei ‘pizzini’ con la password per il wi-fi o la procedura per ottenerla) e di risparmio di tempo degli addetti alla reception”.

Esiste una sola tipologia di TV hotel?
“Si può parlare di TV Hotel Pro in grado di soddisfare hotel di minori dimensioni ed esigenze e Smart TV Hotel per strutture con maggiori necessità. I prodotti TV Hotel Pro permettono di fornire agli ospiti notizie sull’hotel e sulla città senza la necessità di dover collegare l’apparecchio a internet mentre l’albergatore può facilmente modificare le informazioni: si pensi alla maggiore flessibilità per i listini del frigobar per i quali, abolendo il cartaceo, diviene semplicissimo modificare l’offerta e i relativi prezzi anche in relazione ad accordi più vantaggiosi raggiunti con i fornitori, o alla possibilità di inserire ed eliminare facilmente eventuali offerte promozionali determinate da contingenze straordinarie o occasionali nell’offerta sia delle camere sia di iniziative particolari del ristorante. Si ha l’abolizione di quasi tutto il cartaceo informativo- promozionale interno all’hotel com’è avvenuto per i depliant con l’avvento del web. È uno strumento semplice da usare che rende possibile configurare gli apparecchi senza entrare in nessuna stanza ed è inoltre possibile collegare la centrale di gestione a internet e inserire widget autoaggiornabili (orologio, valute, temperature, previsioni del tempo…) nel menù di informazioni. Per quanto concerne gli Smart TV Hotel i server di gestione (inseriti ovviamente nella stessa rete Lan degli apparecchi) semplificano al massimo la loro installazione e manutenzione: mediante un elementare strumento web è possibile operare senza disturbare i clienti, risparmiare tempo del personale, consentire di gestire, oltre alle informazioni agli ospiti, tutte le loro app, il check in e il check out e di cancellare le cronologie e le eventuali App installate dai clienti, garantendo quindi la privacy e non incorrendo nel rischio di pesanti multe”.

Quali sono le caratteristiche del servizio Romeo.Guide offerto da Interface?
“Caratteristiche importanti e peculiari sono: utilizzare smart TV progettati esclusivamente per gli hotel (tra l’altro già compatibili con il nuovo standard di trasmissione Dvb T2, la cui entrata in vigore è prevista a tempi brevi), non permettere di scaricare da internet applicazioni che ricordano dati relativi a clienti precedenti e di essere programmabili da remoto da parte di Interface. Il servizio tipo offerto agli hotel comprende la fornitura dei televisori, il disegno del layout delle pagine di Romeo.Guide, tutti i contenuti iniziali e i relativi aggiornamenti periodici oltre ad eventuali corsi di formazione del personale
dell’hotel in modo da renderlo indipendente nell’inserimento di alcuni contenuti che richiedono aggiornamenti quotidiani.”.

Ha esemplificato nel colloquio alcune tipologie di servizi, può indicarmi le più richieste?
“Orario, checkout con eventuale formula per late checkout, colazione, ristorante, centro benessere, listino frigobar, password del wi fi, servizi concierge, lavanderia, servizi turistici, itinerari…”.

Interface è presente sull’intero territorio nazionale?
“Sì, e posso indicare alcuni clienti, dall’Alto Adige alla Sardegna, che hanno con soddisfazione adottato i nostri sistemi: Quellenhoff (Lazise e Merano – Alto Adige), Gardaland Hotel (Castelnuovo del Garda – Verona), JSH (Milano Marittima – Bologna), Star Hotels (Milano, Venezia, Trieste), Tanka Village (Villasimius – Sardegna), Hotel Continental (Cremona – Lombardia), Grand Hotel (Porto Venere – Liguria), Hotel Gambrinus (Roma – Lazio), Dogana Resort (Molfetta – Puglia)”.

Quanti sono i produttori di TV hotel?
“Sono tre quelli che hanno prodotti appositi per l’hotellerie: Samsung, LG e Philips e gli unici server che comunicano con i televisori con cavo sia di antenna, sia di rete sono Reach (Samsung), Procentric (LG) e Cmnd (Philips). Il programma di comunicazione più diffuso e completo è: Hech Romeo (Romeo.Guide)”.

Testo di Salvatore Longo