L’importanza di un PMS nelle strutture ricettive

Al giorno d’oggi a seguito dell’introduzione del GDPR e soprattutto della fatturazione elettronica, in ogni struttura ricettiva, anche piccola, è necessario dotarsi di un PMS (sistema di property management).

Il GDPR impone infatti la raccolta del consenso da parte degli ospiti, la conservazione dei dati e soprattutto la possibilità di estrapolarli ed eventualmente cancellarli a richiesta del cliente.

Per quanto riguarda la fatturazione elettronica è necessario produrre i documenti in formato .xml, che non è affatto semplice da eseguire a mano, ed inoltre occorre poi spedirle tramite PEC oppure attraverso lo SDI. Se a questo aggiungiamo l’invio telematico dei dati ISTAT e alloggiati web il PMS diventa uno strumento necessario e fondamentale per le strutture ricettive.

Come scegliere un PMS?

Per scegliere un PMS è necessario badare, oltre ovviamente ai costi, anche alle funzionalità presenti ma soprattutto alla praticità. Esistono dei gestionali alberghieri che pur essendo molto accattivanti esteticamente o molto gettonati sul mercato all’atto pratico si rivelano piuttosto complicati da utilizzare.

Un altro aspetto da non sottovalutare è il supporto tecnico, che deve essere disponibile anche nei giorni festivi, quando le strutture ricettive sono comunque operative. Un ultimo aspetto da considerare è il collegamento con altri software ausiliari altrettanto importanti come channel manager, booking engine e sistemi per la gestione avanzata della revenue management.

Il gestionale alberghiero Hotelpedia

Uno dei migliori gestionali alberghieri sul mercato in rapporto qualità prezzo è senza dubbio il gestionale alberghiero Hotelpedia (https://www.gestionalealberghiero.it).

È stato sviluppato nel 2009 dalla Micropedia, in collaborazione con l’associazione direttori d’albergo di Napoli e presentato all’Hotel Ambassador nel dicembre dello stesso anno, riscuotendo da subito consensi in particolare per la semplicità e la flessibilità. Da allora il programma ha subito oltre 700 aggiornamenti e nuove implementazioni restando sempre vicino alle esigenze di mercato.

Il programma è disponibile in versione Windows anche se è in fase di sviluppo una applicazione completamente web utilizzabile anche dagli utenti Mac. All’applicazione Windows si affianca un’app mobile Android con la quale è possibile prenotare e gestire il flusso dei presenti anche dal cellulare.

Il programma è disponibile sia in versione stand-alone che cloud, quindi con un’unica licenza è possibile installarlo sia in albergo sia su un portatile per consultare ad esempio le prenotazioni anche da casa. Questa funzionalità è molto comoda per chi ad esempio ha un’affittacamere senza reception e quindi preferisce svolgere tutte le attività di front-office (prenotazioni, invio alloggiati, Istat) da casa propria.

Altra funzione molto interessante è la gestione multistruttura. In pratica è possibile gestire più alberghi con un unico planner separando dati fiscali con sezionali o progressivi separati, le statistiche e i dati degli ospiti per la questura e l’ISTAT.

Questo è comodo per chi possiede gruppi di alberghi e vuole avere comunque un unico gestionale per visualizzare la situazione di tutte le strutture. La cosa simpatica è che è possibile spostare gli ospiti anche da una struttura all’altra.

Altre funzioni interessanti sono la revenue management, con il venduto camera per segmento, per trattamento, per canale di provenienza, le booking windows e l’ancillary revenue.

È presente anche una gestione avanzata dei margini di contribuzione giornalieri con una percentuale di marginalità giornaliera che incrocia costi (fissi e variabili come personale, elettricità ecc.) e ricavi suddivisi per centri di ricavo.

Sono ovviamente previsti la gestione del GDPR e della fatturazione elettronica con nota di credito e gestione dei riferimenti gare (CIG e CUP) e dello split payment. Molto utile la gestione dei sospesi per persona fisica e aziende con la gestione del fido. Come channel manager c’è il collegamento con Roomcloud, Booking expert e Octorate anche se è possibile richiedere la connessione anche con altri channel.

All’interno del gestionale alberghiero Hotelpedia troviamo anche altri moduli interessanti come la gestione ristorante con le comande il planner ristorante e l’addebito sui tavoli .

Il modulo corsi e sale congressi prevede di schedulare dei corsi all’interno della struttura con l’assegnazione di partecipanti a ciascun corso e le rooming list per la prenotazione automatica celle camere. Infine la gestione spiaggia consente la gestione del lido balneare con gli ombrelloni, i lettini e il noleggio dei pedalò.

Tutti questi moduli aggiuntivi prevedono l’addebito dei conti sulla camera in modo da poterli pagare tutti insieme al momento del check-out.

Per provare il gestionale alberghiero Hotelpedia per 15 giorni, basta andare sul sito ufficiale e scaricare senza impegno la versione demo, al termine della quale è possibile contattare il supporto tecnico commerciale di Micropedia per avere ulteriori informazioni ed eventualmente procedere all’acquisto del software che viene concesso in licenza d’uso annuale. Sono previste anche formule particolari per le strutture ricettive stagionali che non hanno bisogno del programma per tutto l’anno e non vogliono accollarsi i costi mensili.

Info:  info@micropedia.net