Innovazione Digitale: come il Sistema ESC® rivoluzionerà la Gestione Alberghiera

Il settore turistico sta attraversando una fase di grande trasformazione, influenzata da un aumento dei costi operativi, difficoltà nel trattenere personale qualificato e una concorrenza sempre più agguerrita. In questo contesto, la digitalizzazione non è più un’opzione, ma una necessità per mantenere competitività e qualità

L’adozione di tecnologie digitali permette infatti di ottimizzare i processi interni, ridurre i costi e migliorare l’efficienza, attraverso l’automazione di attività amministrative e operative. Questo permette di alleggerire il carico di lavoro e consentire al personale di concentrarsi su aspetti più strategici, come l’interazione con i clienti. Inoltre, la digitalizzazione aiuta a gestire meglio le risorse umane, rendendo più facili l’attrazione, la formazione e la fidelizzazione di personale qualificato grazie a piattaforme moderne.
L’impiego di nuove tecnologie consente anche di migliorare l’esperienza del cliente, grazie a strumenti come le prenotazioni online, i servizi personalizzati e le interazioni tramite chatbot. Inoltre, l’analisi dei dati permette di comprendere meglio le esigenze dei clienti e di anticipare le tendenze del mercato, rendendo l’offerta più competitiva e innovativa.

Per approfondire il tema della digitalizzazione nell’ospitalità, abbiamo intervistato Jan Vlasák, Direttore del Bonfanti Design Hotel a San Sigismondo in Val Pusteria e Owner & CEO Easy System Control, che ha collaborato con l’azienda altoatesina Mtsonline per creare ESC® – Easy System Control, una piattaforma innovativa che sta rivoluzionando la gestione delle strutture ricettive.

D. Come nasce l’idea di una piattaforma integrata come ESC® e in che modo la sua capacità di fornire una visione a 360 gradi sulle operazioni alberghiere può concretamente aiutare gli albergatori a migliorare l’efficienza e la redditività delle loro strutture?

R. La necessità di creare una piattaforma come ESC® nasce dalla crescente complessità della gestione di una struttura alberghiera. Gli albergatori devono affrontare quotidianamente una serie di sfide, dalla gestione delle prenotazioni e delle camere, alla cura del servizio clienti, passando per la contabilità e la gestione delle risorse. Tradizionalmente, queste funzioni sono gestite tramite sistemi separati, spesso disconnessi tra loro, con il rischio di generare inefficienze e aumentare i margini di errore.
ESC® è stato concepito come un sistema integrato, in grado di centralizzare tutte queste attività in un’unica piattaforma. In questo modo, gli albergatori possono gestire e monitorare in tempo reale tutti gli aspetti operativi del loro business, dalle prenotazioni alla gestione delle risorse, dai pagamenti alla comunicazione con i clienti. Unificare questi processi permette di ottimizzare il flusso di lavoro e di migliorare la visibilità, facilitando la presa di decisioni strategiche informate.
La piattaforma porta numerosi vantaggi in termini di efficienza e redditività. Ad esempio, l’automazione di attività ripetitive riduce il tempo speso su operazioni manuali e minimizza gli errori. Inoltre, consente una gestione ottimizzata delle risorse, sia umane che materiali, riducendo i costi operativi e migliorando la produttività. L’analisi dei dati in tempo reale aiuta gli albergatori a monitorare le performance della struttura, evidenziando aree di miglioramento e opportunità di ottimizzazione. Infine, ESC® favorisce un’esperienza cliente migliorata, poiché consente una comunicazione più fluida e personalizzata con gli ospiti, aumentando la loro soddisfazione e fidelizzazione.

D. Quali sono state le principali sfide nello sviluppo di ESC® e come il lavoro del team di 15 programmatori ha contribuito a creare una piattaforma così complessa?

R. Le sfide nello sviluppo di ESC® sono state molteplici. Prima di tutto, c’era la necessità di integrare un’ampia varietà di processi, che in molti casi erano gestiti separatamente da sistemi diversi. La gestione delle camere, delle prenotazioni, delle risorse umane e dei servizi aggiuntivi come la ristorazione, dovevano essere interconnessi in un unico sistema. Il rischio era che l’integrazione di questi processi potesse compromettere l’efficienza o generare difficoltà per gli utenti alberghieri, quindi la sfida era creare una piattaforma che fosse potente, ma anche semplice da usare.
La gestione del buffet, in particolare, ha rappresentato una sfida unica. Dovevamo gestire non solo la quantità di cibo, ma anche le esigenze specifiche degli ospiti, come le preferenze dietetiche o le allergie. La difficoltà stava nell’integrare questi dati in tempo reale con la disponibilità delle camere e le preferenze individuali degli ospiti, evitando sprechi e ottimizzando le risorse.
Un’altra grande sfida è stata la creazione di un’interfaccia intuitiva, che fosse facile da usare per chiunque, indipendentemente dal livello di competenza tecnologica. Gli utenti dovevano essere in grado di navigare facilmente nel sistema e accedere alle informazioni di cui avevano bisogno senza difficoltà.
Infine, la scalabilità della piattaforma è stata una considerazione importante. ESC® doveva essere adattabile a diversi tipi di strutture, dai piccoli alberghi ai grandi resort, supportando le diverse esigenze senza compromettere le performance o l’efficacia del sistema.

D. Può approfondire in che modo ESC® è stato in grado di contribuire a un risparmio sulle materie prime nel caso del Bonfanti Design Hotel?

R. Il risparmio del 28% sulle materie prime è uno dei successi più tangibili che il Bonfanti Design Hotel ha ottenuto grazie a ESC®. La piattaforma ha permesso di monitorare e gestire le risorse in modo preciso, riducendo gli sprechi. Utilizzando una gestione ottimizzata delle forniture, ESC® ha aiutato l’hotel a evitare acquisti eccessivi di ingredienti, riducendo gli sprechi alimentari e permettendo di acquistare solo ciò che era realmente necessario per soddisfare la domanda.
Alcuni dei modi in cui ESC® ha contribuito a questo risparmio includono il monitoraggio in tempo reale delle scorte, la pianificazione accurata dei menu e delle porzioni, e l’automazione della gestione degli ordini in base ai consumi effettivi. Inoltre, l’analisi predittiva ha permesso di ottimizzare gli acquisti in base alle tendenze di consumo e agli eventi previsti, riducendo ulteriormente gli sprechi.
Oltre al risparmio sulle materie prime, ESC® ha portato anche numerosi altri benefici al Bonfanti Design Hotel, tra cui una maggiore efficienza operativa, una gestione ottimizzata del personale, e un miglioramento dell’esperienza cliente. Gli albergatori hanno potuto ridurre i costi operativi e migliorare la produttività, concentrandosi su attività più strategiche, mentre i clienti hanno goduto di un servizio più personalizzato e di alta qualità.

D. Come funziona il sistema di monitoraggio di ESC® e quali dati chiave vengono analizzati per generare previsioni accurate?

R. Il sistema di monitoraggio di ESC® raccoglie e analizza dati da diverse fonti, centralizzandoli in un’unica piattaforma. Ciò consente agli albergatori di avere una panoramica completa e aggiornata delle operazioni in tempo reale. Il sistema monitora vari aspetti operativi, come l’occupazione delle camere, i consumi nei ristoranti, le richieste di servizi aggiuntivi e la disponibilità delle risorse.
ESC® integra anche i dati storici per prevedere le tendenze future. Gli algoritmi di analisi predittiva utilizzano queste informazioni per fare previsioni accurate su vari aspetti, come l’occupazione delle camere, le preferenze alimentari degli ospiti e le fluttuazioni stagionali della domanda. Queste previsioni aiutano gli albergatori a pianificare in anticipo, ottimizzando risorse e servizi.
Tra i dati chiave analizzati ci sono le tendenze di occupazione, i consumi alimentari, la gestione del personale e le previsioni stagionali. Analizzando questi dati, ESC® consente agli albergatori di fare previsioni precise e prendere decisioni informate per migliorare l’efficienza e la redditività della struttura.

D. Quali altri vantaggi tangibili sono stati portati da ESC® al Bonfanti Design Hotel?
R. ESC® ha portato numerosi vantaggi al Bonfanti Design Hotel. L’automazione dei processi operativi ha reso le operazioni quotidiane più rapide, alleggerendo il lavoro manuale e migliorando la produttività del personale. La gestione del personale è diventata più precisa, ottimizzando i turni e riducendo i costi. Inoltre, la gestione più efficiente dei servizi ha migliorato l’esperienza con il cliente, con un’attenzione particolare alla ristorazione. ESC® ha anche fornito report finanziari avanzati che hanno supportato decisioni informate, aumentando la redditività. Infine, l’ottimizzazione dei consumi ha contribuito a ridurre gli sprechi e a rendere l’hotel più sostenibile, migliorando l’impatto ambientale.

D. Come funziona il sistema di monitoraggio di ESC® sul campo, e quali sono i dati chiave analizzati per generare previsioni accurate?

R. Il sistema di monitoraggio di ESC® sul campo è progettato per raccogliere e analizzare in tempo reale una vasta gamma di dati operativi, permettendo agli albergatori di prendere decisioni informate e ottimizzare la gestione della struttura. Grazie all’utilizzo di tecnologie avanzate, ESC® monitora continuamente diversi aspetti delle operazioni quotidiane e applica algoritmi di ‘analisi predittiva’ per generare previsioni accurate sui flussi di lavoro, la gestione delle risorse e le performance economiche.
Il processo di monitoraggio funziona in vari passaggi:

• Raccolta e centralizzazione dei dati: ESC® raccoglie dati da numerose fonti, tra cui il sistema di gestione delle prenotazioni, il punto vendita (POS) del ristorante, i sistemi di gestione del personale e anche i dispositivi IoT (Internet of Things) installati nelle camere e nelle aree comuni dell’hotel. Questi dati vengono centralizzati in un’unica piattaforma che offre una visione globale delle operazioni in tempo reale.
• Monitoraggio in tempo reale: ESC® monitora costantemente vari parametri operativi. Ad esempio, segue l’occupazione delle camere, le richieste di servizi aggiuntivi da parte degli ospiti, l’andamento delle vendite nei ristoranti, la disponibilità delle risorse come il personale e le forniture, nonché i consumi di energia o cibo.
• Integrazione di dati storici e attuali: Oltre a raccogliere dati in tempo reale, ESC® integra anche i dati storici per identificare pattern e tendenze. Il sistema può analizzare i flussi di prenotazioni passate per prevedere le tendenze future; ciò consente agli albergatori di pianificare meglio le risorse.
• Algoritmi di analisi predittiva: ESC® impiega algoritmi di intelligenza artificiale per fare previsioni accurate su vari aspetti della gestione alberghiera, come l’occupazione delle camere, le preferenze alimentari degli ospiti e i flussi di domanda in periodi diversi dell’anno.
I principali dati analizzati per generare previsioni accurate includono:

• Tendenze di occupazione e prenotazioni: L’analisi delle prenotazioni e delle cancellazioni consente di prevedere i tassi di occupazione futuri, ottimizza la gestione delle camere e le strategie di pricing.
• Dati sui consumi (ristorante, minibar, ecc.): Il monitoraggio delle vendite e dei consumi aiuta a prevedere la domanda di cibo e bevande, ottimizzando le scorte e riducendo gli sprechi.
• Gestione del personale: ESC® analizza le ore lavorative e i turni del personale, prevede le necessità in base al tasso di occupazione e agli eventi speciali; migliora l’impiego delle risorse umane.
• Previsioni stagionali e eventi speciali: I dati storici e attuali vengono utilizzati per prevedere fluttuazioni stagionali o eventi speciali, aiutando gli albergatori a pianificare le risorse in anticipo.
• Performance economica e analisi finanziaria: ESC® monitora continuamente le performance economiche come il ricavo per camera (RevPAR) e altri indicatori finanziari, supportando decisioni strategiche per migliorare la redditività.

D. Quali funzionalità principali offre l’app ESC® per gli ospiti e come queste migliorano l’esperienza del cliente?

R. ESC® non solo ottimizza le operazioni interne, ma offre anche una serie di funzionalità pensate per migliorare l’esperienza degli ospiti, rendendo l’interazione con la struttura alberghiera più soddisfacente. Tra le caratteristiche più importanti vi è la capacità di monitorare e ridurre gli sprechi, sia nel settore alimentare, come in altri ambiti legati alla sostenibilità e all’efficienza delle risorse.
Per quanto riguarda l’esperienza del cliente, la piattaforma include una serie di funzioni che rendono il soggiorno più confortevole e personalizzato. Tra queste:

• Monitoraggio delle scorte alimentari: ESC® tiene traccia in tempo reale delle scorte alimentari e analizza i consumi, identificando rapidamente quali ingredienti vengono usati più di frequente e quali rischiano di rimanere inutilizzati. Questo permette una pianificazione più precisa dei menu e delle porzioni, contribuendo a garantire un servizio di ristorazione sempre adeguato.
• Previsioni di consumo basate sui dati: Utilizzando i dati storici e le tendenze di consumo, ESC® prevede le necessità alimentari per ogni servizio, ottimizzando le quantità di cibo preparato e riducendo gli sprechi.
• Creazione di nuove ricette per ridurre gli sprechi: Quando si verificano eccedenze alimentari, ESC® può suggerire ricette per riutilizzare gli ingredienti avanzati in modo creativo. Ad esempio, le verdure in eccesso possono essere trasformate in zuppe o insalate, evitando inutili sprechi.
• Sostenibilità nella gestione delle risorse: ESC® aiuta anche a monitorare l’uso di altre risorse come l’energia e l’acqua, riducendo il consumo e aumentando l’efficienza. Questo è particolarmente apprezzato dagli ospiti, oggi sono sempre più sensibili all’impatto ambientale delle strutture alberghiere.
In questo modo, ESC® non solo contribuisce a rendere l’operato dell’hotel più efficiente e sostenibile, ma offre agli ospiti un’esperienza più piacevole e personalizzata, puntando su qualità e attenzione al dettaglio. Le soluzioni intelligenti di gestione delle risorse portano a una riduzione degli sprechi e a una miglior esperienza complessiva, facendo sentire gli ospiti più soddisfatti e legati alla filosofia sostenibile della struttura.

Info: www.esc-hotel.com  –  info@esc-hotel.com  –  tel. 3478306743

Tutte le immagini si riferiscono al Bonfanti Design Hotel