Sei consigli per semplificare i processi digitali di un hotel

Ospitalità: il principio indissolubile degli hotel. Tuttavia, i dipendenti di un albergo sono ogni giorno talmente carichi di mansioni che il loro focus si sposta più sulle sfide amministrative che non sull’ospitalità. Ecco dunque 6 consigli che permettono di risparmiare tempo grazie alla comunicazione digitale e alleggerire il lavoro dello staff. 

Nell’industria alberghiera l’incontro con le persone è centrale. Purtroppo, procedure di lavoro complicate e spesso non necessarie tolgono molto tempo ai dipendenti di un hotel. La digitalizzazione può aiutare a semplificare i processi lavorativi. La comunicazione assume qui un ruolo chiave. Il modo tradizionale di lavorare prevede l’uso di carta e molte telefonate, ma nel tempo si sono sviluppate delle soluzioni digitali che semplificano enormemente la trasmissione di informazioni. Ecco 6 consigli su strumenti digitali che semplificano il lavoro di tutto lo staff.

Consiglio 1: strumenti per lo scambio di informazioni e notizie 

Con gli strumenti per la trasmissione di comunicazioni di servizio e le novità, possono essere inviate informazioni a tutti i reparti dell’hotel, solamente ad alcuni reparti oppure a singoli dipendenti. Le informazioni possono, inoltre, essere integrate con video o foto. 

Consiglio 2: compiti digitali, check-list 

Per poter trasmettere delle istruzioni allo staff dell’hotel e permettere un’esecuzione strutturata delle mansioni, è consigliabile utilizzare uno strumento digitale di compiti che può essere integrato con check-list. Così, si risparmia molta carta e si possono stabilire degli standard per compiti ripetitivi (turni mattutini, HACCP o ronde per il turno serale). 

Consiglio 3: gestione digitale delle riparazioni  

Gli strumenti digitali per le riparazioni rendono possibile una rapida segnalazione di guasti. Questi strumenti non solo consigliano automaticamente il destinatario più adatto per la segnalazione, ma permettono una chiara descrizione del danno grazie all’integrazione di foto. Non appena un ordine di riparazione viene inoltrato, gli addetti alla manutenzione ricevono digitalmente una notifica al riguardo. 

Consiglio 4: un manuale digitale 

Il sapere migliora la qualità. Con un manuale digitale è possibile creare un archivio del sapere contenente SOP, tutorial, foto e video che possono aiutare i dipendenti degli hotel nelle loro mansioni quotidiane. Una struttura chiara e una funzione di ricerca efficiente permettono ai membri dello staff di trovare immediatamente una risposta ai loro dubbi. 

Consiglio 5: strumenti per interazioni sociali, scambi di idee e sondaggi 

Gli strumenti digitali possono alimentare lo spirito di squadra. In questo contesto si adatta molto bene un social stream proprio dell’hotel, che permetta ai dipendenti la condivisione di esperienze avute a lavoro attraverso foto, video e brevi didascalie. La raccolta digitale di idee incentiva l’innovazione e per questo è presente in diversi software per hotel. Qui si possono condividere e discutere le proprie idee con tutto il team senza dover aspettare la prossima riunione in programma. I sondaggi digitali danno la possibilità di raccogliere facilmente voti sui temi più disparati. Tutto ciò contribuisce alla crescita di uno spirito di squadra e rafforza il rapporto tra i colleghi. 

Consiglio 6: uno strumento per l’housekeeping  

L’housekeeping si basa su uno schema di lavoro ben pianificato e sull’interazione tra gli addetti ai piani e la reception. Gli strumenti moderni permettono una rapida creazione di piani con l’aiuto della funzione di trascinamento “Drag & Drop”. Le check-list digitali consentono una pulizia e un’ispezione delle camere strutturata e permettono all’housekeeping-manager la possibilità di seguire in diretta il progresso delle mansioni. Le risorse del personale possono dunque essere impiegate in maniera ottimale. 

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